Les Assemblées Générales

Date, heure, Lieu de l'assemblée...

L'assemblée générale de l'association Ami-Lie est prévue le 29 septembre 2008 à 17 heures 15 en salle E.17 du Bâtiment III A.

Une nouvelle organisation de l'association est à prévoir pour la nouvelle année universitaire. Le texte suivant circule avec des propositions. L'essentiel est de discuter avant l'AG par petits groupes et si possible sur le forum:


Présentation de l'association Ami-Lie

Nom : Ami-Lie

Statut : Association loi 1901 à but non lucratif

Adhérents : Etudiants en M1 ou M2 et anciens élèves diplômés du Master QCM Orléans

Principaux objectifs :
► Améliorer l’efficacité du réseau : stages, emplois, échanges d’information et de conseils avec des professionnels, des professeurs, échanges entre anciens élèves et nouveaux.
► La promotion du master afin d’augmenter sa visibilité sur le marché (du point de vue des entreprises et des futurs candidats) et sa notoriété.

Moyens financiers : Cotisation des élèves et diplômés, plus d’éventuelles aides financières ponctuelles de différentes institutions ou manifestations organisées.

Principales activités :

► L’accueil des auditeurs de 1ère année (parrainage ou tutorat)
► La journée de prestige incluant l’événement annuel et la remise des diplômes
► Le site Web de l’association
► Les rencontres entre corps enseignant, auditeurs et diplômés
► Diffusion des offres de stage et d’emploi
► Sensibilisation ou formations (en plus du cursus)

Composition du conseil d'administration :

► Présidents d’honneur
► Président
► Trésorier
► VP (Vice Président) « évènementiel »
► VP « Internet »
► VP « Relations extérieures »
► VP « Relations intérieures »
► VP « Relations diplômés »


Une AG en début d’année universitaire

Rôle de chacun des membres du Bureau :

Présidents d’Honneur : Tous les anciens présidents de plein droit, plus les diplômés s’étant exceptionnellement investis dans l'association Ami-Lie ou ayant une aura professionnelle de nature à aider l'association Ami-Lie dans ses missions. Aucune mission particulière n’est dévolue aux Présidents d’Honneur.

Président : De préférence un 2ième année, qui représente l’association vis-à-vis des tiers et en particulier vis-à-vis de l’IUP de Chimie et des partenaires industriels. Il veille au bon déroulement des missions de chacun des VP. Il est détenteur du pouvoir de signature bancaire avec le trésorier. Il rédige des comptes rendus des réunions de l’association, du respect des statuts, de la mise à jour de la liste des adhérents et des démarches administratives.

Trésorier : Responsable de la comptabilité de l’association, du montage du budget, du contrôle de son exécution, et de la collecte des cotisations.

VP Evènement : Responsable de l’organisation de l’évènement

VP Internet : Responsable du site Web de l’association, il défini son contenu avec le Bureau, fait faire les modifications techniques qui s’imposent et met à jour les informations qu’il contient. Il doit posséder les compétences techniques nécessaires à la gestion d'un site Internet.

VP Relations extérieures : Responsable des opérations de communication vers la profession (Entreprises et Presse). Exemples : Mise à jour et envoi du dossier de presse, invitation de la presse lors de l’évènement

VP Relations intérieures : Responsable des relations entre étudiants et corps professoral. Exemples : Organisation des repas enseignants – élèves, des soirées entre étudiants, de l’accueil des 1ères années

VP Relations diplômés : Responsable du recensement et de l'animation du réseau des diplômés dans un esprit de promotion du Master. Exemples : Création d'un annuaire, médiatisation de la réussite des diplômés auprès des recruteurs, organisation de rencontre entre élèves et diplômés, Ce poste est de préférence réservé à un adhérent diplômé.

Organisation envisagée

Une structure opérationnelle avec des étudiants en M1 et M2 occupant chacun des postes opérationnels.

Une structure pérenne offrant pour chacune des fonctions une stabilité d’année en année et composée de préférence d’anciens élèves, voire dans la phase de conception par des professeurs.

Cette structure pérenne doit organiser la gestion de la connaissance au niveau de l’association et favoriser la transmission des informations d’une promo à une autre. Il est important que dans la structure opérationnelle, des étudiants soient issus des M1 et des M2 pour renforcer la continuité du projet.

L'association Ami-Lie est jeune : son projet et sa mise en œuvre datent de moins de deux ans; la mise à l'épreuve de ses statuts date d'un an.
Une idée pour consolider l'association, c'est de créer deux structures :
1) une structure opérationnelle composée d'étudiants des 2 promos en cours M1 et M2 : un(e) président(e), un(e) trésorier(e), (minimum légal), des postes fonctionnels ayant chacun une responsabilité précise (voir le texte proposé)...
2) une structure en miroir (mêmes fonctions que la structure opérationnelle) composée d'anciens élèves diplômés ayant exercé des fonctions en structure opérationnelle (si possible... sans que ce soit obligatoire), ceci afin de gérer la transmission des savoir faire et de rendre plus efficace la prise de responsabilités en début de mandat (suite à l'AG) et de combler le vide opérationnel lorsque les étudiants M1, M2 sont en stage.
A voir... en AG...

L'argent , c'est le nerf de la guerre !

Dès lors qu'il s'est agi, même en phase projet, de financer le site internet, des confusions entre "argent de l'université" et "argent de l'association" sont apparues avec bien sûr pour l'université, la taxe d'apprentissage qui revient à l'université. La confusion s'est poursuivie avec les partenaires industriels car l'université les sollicite pour la taxe d'apprentissage, l'association peut-elle solliciter aussi les partenaires industriels sous une autre forme ? Par contre l'association a toute latitude pour solliciter des subventions à la municipalité, au conseil général, au conseil régional, en plus d'ailleurs de la cotisation de ses membres (étudiants, profs, partenaires industriels, mécènes, etc...)
Ce point doit être abordé en AG, des idées doivent fuser pour financer l'association, des solutions doivent être mises en œuvre.

D’un point de vue des anciens (issu échanges entre promo M2 - 2007), il est important de créer un événement clé, annuel qui réunit anciens, étudiants et enseignants avec pour objectifs majeurs :

. de garder le contact, garder un «Lien» entre nous (important à nos yeux)
« Pour moi en tout cas cette asoc a aussi pour but de garder contact et je trouve que l'idée d'événements et qqch à creuser et mettre en place. Ca me semble impératif pour sauver l'assoc. de plus les étudiants actuels pourront avoir leur réseau (nous) et nous nos retrouvailles... »

. d’un point de vue étudiant, de créer des contacts avec les anciens et ainsi former un nouveau réseau professionnel (avec dans un premier temps un impact direct dans la recherche des stages M1 et M2).


Pourquoi ne pas faire un rassemblement au mois de septembre avec une AG, une remise des diplômes des M2 sortants puis une soirée


Importance du choix de la date :d’un point de vue des anciens, et pour en réunir un maximum, on préfère un vendredi...
« Dommage que ce soit un lundi... On pourrait se dire qu'on fait l'AG un vendredi soir pour poursuivre sur une soirée anciens élèves? Comme ça ça ferait qu'un RTT à prendre... »

De plus il faudrait que ça soit relativement fixe (style le dernier vendredi du mois de septembre ou quelque chose dans le style). Ca laisserait aussi le temps aux étudiants d’organiser un minimum la soirée…

Niveau administration/organisation, est-ce qu'une remise des diplômes est gérable?!

En attende de vos autres suggestions, remarques, compléments, désaccords ...

D'un point de vue personnel, la structure proposée en fesant de plus nombreux "groupes de travail" avec chacun un objectif plus ciblé me semble plus opérationnelle.

La structure à deux niveaux est également importante, car une fois ancien il est difficile de gérer l'assoc à distance.


Niveau des objectifs: ils doivent etre dans un premiers temps "simples, concrets, durables, annuels" pour que ca marche!! (c'est ma propre opinion, à vous de rebondir la dessus!)
Ensuite seulement on pourra mettre en place d'autres évenements...

Voici le mail que j'ai envoyé à ma promo au sujet de l'association... A la demande d'Amélie, j'en fait profiter tous le monde...

Citation :

Pensées de victo: Le but 1er de cette assoc est de creer un reseau mais moi je pense qu'au bout d'un moment en tant qu'ancien eleve l'interet est moins grand (car on a eu 1 ou plsr boulot et donc un nvx reseau) Pour moi en tout cas cette asoc a aussi pour but de garder contact et je trouve que l'idee d'evenements et qqch a creuser et mettre en place. Ca me semble imperatif pour sauver l'assoc de plus les étudiants actuels pourront avoir leur reseau (nous) et nous nos retrouvailles...
Bien sur ce pose la qs de la distance. Perso faire un AR pour une AG ca ne me tente pas vraiment (d'ailleurs j'y vais pas) mais pour un vendredi soir comme celle qu'on a fait avant le stage (nuit a l'hotel avec mélanie et shopping le samedi....) ca me dis dejà plus!
Apres je ne dis pas que ceux qui sont sortis avant nous ne sont pas bien (loin de la) mais je pense que dans un premier temps l'assoc devrait se concentrer sur nous et les suivant avec qui l'IUP est encore assez en contact pour nous fideliser et un fois que ce noyau est bien pris se mettre à la recherche des anciens... Je pense que les anciens si ca ne marche pas trop ils seront moins motivés.

Apres je pense pour le forum de toute facon il ne sera actif que si les liens de l'assoc se creer plus fort qu'aujourd'hui... Il y a deja un post pour la presentation mais ca serait peut etre a ameliorer avec une presentation de chacun sous forme de fiche (style un mini copain d'avant) bref!

Je suis OK avec Victo si j'interprète bien ce qu'elle dit : il faut être concret; proposer des choses qui font plaisir à ceux qui sont susceptibles de vouloir développer le fameux réseau ou du moins de l'entretenir. L'intérêt des anciens "anciens" car vous êtes tous et toutes destiné(e)s à devenir de très vieux anciens, c'est qu'il peuvent favoriser l'accueil d'étudiants "en cours" et il est vrai que chaque participant à l'association peut "jouer" un rôle très différent tout en jouant un rôle important. Comme par exemple diffuser du savoir : ceux qui sont en poste peuvent aider ceux qui sont étudiants.
Echanger entre ceux qui sont en poste y compris des postes importants (échanges avec les profs pour démarrer un nouveau poste).
Rendre l'AG attractive en la faisant un vendredi soir, ben ouais, c mieux qu'un lundi.
Ouvrir le système (cours ou autres) à tous (adhérent à l'assoc' ou pas mais diplômés), ce serait pas mal on plus. Offrir chaque année par mail la possibilité d'accéder au forum sécurisé... ouais, c mieux car je vois que les étudiants en cours M1 et M2 ne sont pas tous inscrits au forum... pouvons mieux faire en commençant par des trucs simples et concrets.